4 tips voor voorraadbeheer in restaurants

In restaurants is het belangrijk dat het voorraadbeheer geen tekortkomingen vertoont. Er wordt gewerkt met voedingsmiddelen die snel kunnen bederven, terwijl klanten natuurlijk versheid eisen. De juiste producten op de juiste manier opslaan, op het juiste moment gebruiken en op het juiste moment aankopen, is enkel mogelijk als er een goed beleid achter het restaurant verscholen gaat. Onderstaande vier tips helpen je om beter om te gaan met voorraden.

Orde en structuur aanbrengen

In de eerste plaats is het belangrijk dat restaurants orde aanbrengen in hun voedselopslag. Nog te vaak is de opslagruimte een soepzootje en dan wordt het wel heel moeilijk. Bekijk daarom eerst even hoe je dat alles gaat ordenen. Je kan bijvoorbeeld items per categorie groeperen en schappen van labels voorzien, dat is al een goed begin.

Daarnaast is het belangrijk dat je voedingsmiddelen ordent in functie van hun aankoopmoment. Hierbij schik je de producten zo dat ze altijd worden verbruikt alvorens de vervaldatum optreedt. Het gebruik van labels waaruit duidelijk moet blijken tot wanneer producten houdbaar zijn en wanneer de verpakking werd geopend, is natuurlijk een pluspunt. Hetzelfde kunnen we zeggen van symbolen en tekentjes die extra duidelijkheid moeten brengen.

Voorraadmutaties bijhouden

Barcodes zijn een grote meerwaarde in de logistiek. Hiermee kunnen automatisch voorraadmutaties worden geregistreerd. Zo kan er worden geregistreerd hoeveel gram er van een bepaald ingrediënt uit de voorraad is gehaald. Op basis hiervan kan dan worden bepaald of en wanneer er extra bestellingen moeten worden geplaatst.

Het nadeel hiervan is dat het best tijdrovend is om dit allemaal bij te houden en alles netjes af te wegen. Voor restaurants is dit niet werkbaar. Daarom zijn er alternatieven. Hierbij kan er per recept worden ingegeven welke ingrediënten en hoeveelheden er nodig zijn om het te bereiden. Op basis van de ingegeven bestellingen kunnen vermoedelijke voorraadwijzigingen worden bijgehouden. Het is wel belangrijk dat er wordt vertrokken vanaf werkelijke, gemiddelde waarden, zodat bijvoorbeeld ook de impact van verspillingen netjes wordt verwerkt. Anders zal het resultaat onvoldoende stroken met de werkelijkheid.

In ieder geval blijft het noodzakelijk om voorraden te inventariseren. Alleen zo kan de werkelijke toestand worden vastgelegd, wat natuurlijk ook noodzakelijk is voor de administratie.

Veiligheidsvoorraad aanleggen

Net zoals andere bedrijven hebben ook restaurants nood aan een veiligheidsvoorraad. Hierdoor kunnen ze beter anticiperen op onverwacht grote bestellingen, drukte of leveringsproblemen. Het volstaat niet om net voldoende voorraden te voorzien tot de volgende levering. Anderzijds moet je er wel rekening mee houden dat versheid hier centraal staat en dat het natuurlijk niet de bedoeling is dat je een veiligheidsvoorraad aanlegt die onmogelijk tijdig te verbruiken is. Het is een moeilijke afweging, waar voorraadbeheersoftware bij zal helpen.

Voorraadbeheersoftware voor restaurants gebruiken

Klassieke voorraadbeheersoftware is voor de meeste restaurants niet geschikt. Restaurants hebben namelijk hun eigen noden en daar sluit de klassieke software vaak niet bij aan. Er bestaat wel speciale restaurantsoftware waarmee diverse restauranttaken in een enkel beheersysteem worden bijgehouden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de bestellingen die gekoppeld zijn met de boekhoudsoftware, maar ook om andere mogelijkheden zoals automatische taakverdelingen, nacalculatie enzovoort. Voorraadbeheer is vaak ook gewoon geïntegreerd.