De rol van voorraadbeheer in de logistieke keten

Bij het beheren van voorraden spelen ook altijd andere logistieke vraagstukken mee. Een voorraad kan nooit op zichzelf worden bekeken en bij voorraadbeheer moet er altijd rekening worden gehouden met het bredere logistieke proces en andere knooppunten en kanalen. Een aantal voorbeelden maken dit duidelijk.

Voorraadbeheer en de invloed van transport

Er zijn verschillende manieren waarop het transport kan plaatsvinden. Zo kan het gaan om transport per weg, transport per binnenvaart, transport per spoorvervoer, pijpleidingtransport enzovoort. Voor elk type transport gelden er andere eisen. Bovendien kan dit ook gevolgen hebben voor de plaatsing en de verwerking van de voorraad. Bij de configuratie van het warenhuis dient daarmee rekening te worden gehouden.

We hoeven echter niet alleen te kijken naar de uitgaande transporten, want ook de binnenkomende transportvormen spelen een rol. Als goederen bijvoorbeeld per schip worden aangeleverd, gaat het in principe om grote hoeveelheden die op een andere manier moeten worden verwerkt en waarvoor er meteen plaats nodig is. Bij transport per weg is er vaak meer flexibiliteit nodig. Dit houdt natuurlijk ook verband met het bepalen van de ideale ordergrootte.

Voorraadbeheer en de plaats in het logistieke proces

Daarnaast is ook de eigen rol in het logistieke proces een bepalende factor. Beheer je bijvoorbeeld de voorraad van een producent die ervoor moet zorgen dat klanten tijdig hun producten hebben? Dan moet je bij het bepalen van de voorraadgrootte ook rekening houden met de ideale servicegraad. Of ben je zelf afhankelijk van leveranciers, maar moet je wel aan de vraag van klanten voldoen? Dan heb je een goede veiligheidsvoorraad of ijzeren voorraad nodig.

Telkens zal dit gevolgen hebben voor hoe er met de voorraden wordt omgegaan en hoe het warenhuis moet worden ingericht. Afhankelijk van de plaats op de markt, het type markt, het aantal leveranciers en dergelijke meer kan er een inkoopstrategie worden vastgelegd. Zo’n inkoopstrategie kan gebaseerd zijn op macht uitoefenen, afstemmen en samenwerken, maar heeft ook altijd gevolgen voor de voorraadbeheer.

Gevolgen van beslissingen van klanten en leveranciers

Voorraadbeheerders mogen niet blind zijn voor de werkelijkheid: hoeveel producten zij voorradig hebben, is sterk afhankelijk van de mogelijkheden van leveranciers en van de marktvraag. Hierdoor kan een magazijn niet als een losstaande entiteit worden beschouwd. De onderlinge afhankelijkheid wordt zelfs mooi geïllustreerd door allerlei logistieke effecten.

Een voorbeeld daarvan is het zweepslageffect waarbij een gewijzigde marktvraag als een zweepslag gevolgen heeft voor alle leveranciers in de lange toeleveringsketen. Ook voor bijvoorbeeld het leadtime-syndroom mogen voorraadbeheerders niet blind zijn. Ze moeten altijd aandacht hebben voor de rol in het grotere geheel en hoe dit voor kansen kan zorgen, maar tegelijkertijd ook voor de risico’s die er onlosmakelijk mee verbonden zijn.

Voorraadbeheersoftware gebruiken

Managers spelen een belangrijke rol in het herkennen van markteffecten en -syndromen en moeten daarbij beleidsbeslissingen nemen. Het louter baseren op historische gegevens zal nu eenmaal niet altijd volstaan. De betere voorraadbeheersoftware biedt dan ook meer mogelijkheden dan het louter bijhouden van het aantal producten in stock, maar zal ook waarschuwen wanneer bepaalde ondergrenzen zijn bereikt. Daarnaast kan het verkoopprognoses maken, bevat het BI-tools enzovoort. Onder andere Exact Online biedt een aantal van deze verregaande tools, maar bekijk zeker ook even de mogelijkheden van andere voorraadbeheersoftware.