Hoe ga je om met samples in je voorraadbeheersoftware?

Samples, proefverpakkingen en staaltjes zijn commercieel interessant. Op het gebied van voorraadbeheer kunnen ze echter ook gevolgen hebben. Producten verdwijnen namelijk uit de voorraad zonder dat er een gewone verkoop tegenover staat. Daardoor kunnen voorraadniveaus, marges en rapportages verkeerd lijken. Voor webshops, groothandels, producenten en distributeurs is het daarom belangrijk om samples niet informeel uit het magazijn te halen, maar ze correct te registreren in de voorraadbeheersoftware.

Samples zijn geen gewone verkopen

Een sample wordt in principe gratis weggegeven om een klant te laten kennismaken met een product. Er is dus wel een voorraadbeweging, maar geen normale omzet. Dat onderscheid is belangrijk. Wanneer samples als gewone verkoop worden geboekt met een verkoopprijs van nul euro, kan dit de verkoopstatistieken vertekenen. Qua omzet wijzigt er niets, dus dat zit goed. Maar het lijkt wel alsof er meer orders of verkochte aantallen zijn, terwijl het eigenlijk om promotioneel gebruik gaat. Beter is het om samples apart te registreren als voorraaduitgifte, promotieverbruik of interne voorraadmutatie. De exacte naam verschilt per softwarepakket, maar het principe is hetzelfde: de voorraad wordt verlaagd en de reden van de beweging wordt duidelijk vastgelegd. Zo blijft zichtbaar dat het product niet verloren is gegaan, maar bewust werd gebruikt voor marketing, demonstratie of klantenwerving.

Maak een aparte categorie voor samples

Het is verstandig om in de voorraadbeheersoftware een aparte reden of mutatietype aan te maken voor samples. Denk aan “sample”, “staaltje”, “promotie”, “demo” of “gratis proefproduct”. Hierdoor kunnen alle samplebewegingen later eenvoudig worden teruggevonden in de rapportages. Dat is vooral nuttig wanneer regelmatig gratis producten worden meegestuurd met bestellingen, wanneer salesmedewerkers samples gebruiken tijdens klantbezoeken of wanneer op beurzen proefverpakkingen worden uitgedeeld. Zonder aparte registratie ontstaan al snel voorraadverschillen. Met een aparte samplecategorie blijft duidelijk hoeveel voorraad commercieel werd ingezet zonder directe verkoopopbrengst.

Samples uit bestaande voorraad

Wanneer samples uit de gewone verkoopvoorraad komen, moet de voorraad in de software worden verminderd. Dit kan meestal via een voorraadcorrectie, interne uitgifte of handmatige mutatie. Daarbij wordt het aantal producten verlaagd en wordt als reden “sample” of “promotie” ingevuld.

Een voorbeeld: er liggen 500 stuks van een product op voorraad. Voor een beurs worden 40 stuks als sample meegenomen. In de voorraadsoftware wordt dan een uitgaande mutatie van 40 stuks geregistreerd met als reden “samples beurs”. De beschikbare voorraad daalt naar 460 stuks. Daardoor voorkomt men dat de webshop of verkoopafdeling producten blijft verkopen die fysiek niet meer beschikbaar zijn.

Samples apart inkopen of produceren

Soms worden samples speciaal ingekocht of geproduceerd. Denk aan kleine proefverpakkingen, testkits of demonstratiemodellen die nooit bedoeld zijn voor gewone verkoop. In dat geval kan het handig zijn om deze producten als aparte artikelcode op te nemen. Zo wordt het onderscheid duidelijk tussen het commerciële verkoopproduct en de samplevariant. Een aparte SKU is vooral nuttig wanneer de sample een andere verpakking, inhoud, kostprijs of barcode heeft. De voorraadbeheersoftware kan dan afzonderlijk bijhouden hoeveel gewone producten beschikbaar zijn en hoeveel samples nog voor marketingdoeleinden kunnen worden gebruikt. Dit voorkomt dat samplevoorraad per ongeluk als verkoopvoorraad wordt aangeboden.