Hoe inventariseer ik de voorraad in het magazijn?

Er zijn twee manieren om voorraden te inventariseren. Vroeger gebeurde de inventaris enkel op het einde van het jaar (periodiek inventariseren), vaak louter om aan de boekhoudkundige verplichtingen te voldoen. Tegenwoordig wordt er vaker cyclisch geteld. Deze telmethode heeft dan ook een aantal voordelen te bieden.

Wat is periodiek inventariseren?

Deze vorm van inventariseren heeft het voordeel dat het weinig tijdsintensief is, zeker als er geen voorraadbeheersoftware voorhanden is. Toch is dat ook het enige voordeel. Bij het manueel inventariseren op het einde van het boekjaar krijg je automatisch te maken met nadelen zoals:

• Meer fouten in de voorraadadministratie
• Tijdens het tellen moet het magazijn gesloten worden en is er omzetverlies
• Het is bijna onmogelijk om de oorzaak van afwijkingen op te sporen. Vaak worden telfouten dan ook klakkeloos overgenomen
• Het is niet mogelijk om de voorraadevolutie gedurende het boekjaar te analyseren. Enkel de voorraad tijdens de eindejaarsperiode wordt in kaart gebracht, terwijl de voorraad op dat moment niet representatief is

Wat is cyclisch inventariseren?

Cyclisch inventariseren houdt in dat de voorraad cyclisch wordt geteld. Hierbij wordt de voorraad voortdurend gecontroleerd, vaak met de hulp van voorraadbeheersoftware en beperkte manuele tellingen. Het doel van cyclisch inventariseren gaat verder dan het louter bepalen van de activa voor de balans. Cyclisch inventariseren doen we ook om:

• Verschillen in tellingen door voorraadbeheersoftware en manuele tellingen op te sporen en oorzaken bloot te leggen (bv. bederf, diefstal, beschadigingen enzovoort)
• Het uitwerken van oplossingen om de oorzaken van telverschillen te voorkomen
• Het verkrijgen van een accuraat inzicht in de evolutie van voorraden in de onderneming
• Het verkrijgen van een voortdurend actueel inzicht in de boekhoudkundige situatie van de onderneming

Cyclisch inventariseren brengt bovendien een aantal extra voordelen met zich mee. Zo moet de onderneming voor de telling niet gesloten worden. Inventariseren is hier ook een vaste taak en wordt gedaan door gespecialiseerde medewerkers die elke dag opnieuw inventariseren. Zij kennen het assortiment, weten perfect hoe ze telfouten moeten voorkomen, hoeveel producten er op een pallet zitten enzovoort. Hierdoor verloopt het inventariseren efficiënter en wordt het net goedkoper.

Het belang van magazijnbeheersoftware

Een nadeel van cyclisch tellen is dat de organisatie ervan wel ingewikkelder is. Zo moet er telkens opnieuw een deel van het magazijn worden afgezonderd, moeten de juiste goederen op het juiste moment worden geïnventariseerd enzovoort. Dit allemaal handmatig bepalen zou een onbegonnen werk zijn. Magazijnbeheersoftware helpt dergelijke tellingen te organiseren. Zo kan magazijnbeheersoftware bijvoorbeeld volgende taken automatiseren:

• Selecteren en aanwijzen van op die dag te tellen artikelen
• Het genereren van tellijsten
• Het corrigeren van telfouten (bv. via automatische controlemechanismen, waarschuwingen bij grote afwijkingen enzovoort)
• Het aangeven of er hertellingen moeten gebeuren, bijvoorbeeld in functie van historische gegevens en tolerantieniveaus
• Het aan het management aanwijzen van locaties waar vaker voorraadverschillen voorkomen en waar nader onderzoek noodzakelijk is
• Enzovoort

Software voor magazijnbeheer vergelijken

Via onze vergelijkingstool kan je heel eenvoudig magazijnbeheersoftware vergelijken. Magazijnbeheersoftware helpt een aantal taken te automatiseren en is een steun bij terugkomende taken zoals het cyclisch inventariseren. Vergelijk magazijnbeheersoftware en maak de juiste keuze.