Invloed van voorraden op de boekhouding

Telkens wanneer je goederen inkoopt ontstaat er een goederenvoorraad. Die goederenvoorraad neemt gedurende het jaar toe (aankopen) en af (verkopen). Gedurende het boekjaar heeft dat in principe geen fiscale gevolgen, hoewel je natuurlijk netjes inkomende en uitgaande facturen verwerkt en de omzetbelasting aangeeft en betaalt. Op het einde van het boekjaar speelt de goederenvoorraad wel een fiscale rol. Hoe zit dat?

Voorraad waarderen op einde van het boekjaar

Een onderneming zou in principe op het einde van het boekjaar snel een grote voorraad aan kunnen leggen om zo meer kosten te maken en minder belastingen te betalen. Dat is echter niet de bedoeling en daarom moet je op het einde van het boekjaar telkens de voorraad waarderen. Bij de bepaling van je fiscale winst wordt er dan rekening gehouden met de voorraadwijzigingen. Daarom is het belangrijk dat je goed weet hoe groot de voorraad is. Anders moet je op het einde van het boekjaar telkens aan het tellen.

Hoe moet ik de voorraad waarderen?

Voor de waardering van de voorraad gebruik je in principe de kostprijs of aankoopprijs. Uiteraard hoef je enkel rekening te houden met goederen die ook echt in je voorraad aanwezig zijn. Een gebroken vaas of een gestolen televisietoestel behoort uiteraard niet langer tot je voorraad. Bij een controle is het natuurlijk niet zo moeilijk om onregelmatigheid vast te stellen dus zwendelen met de voorraad blijft een afrader.

Voor incourante goederen, of goederen die moeilijk verhandelbaar zijn, is het toegestaan om een lagere waarde te hanteren dan de kostprijs. Bij deze goederen is het aannemelijk dat je ze uiteindelijk met verlies moet verkopen. Het verschil tussen de kostprijs en de lagere waarde wordt dan als een kost van de opbrengsten afgetrokken. Hierbij moet je soms ook rekening houden met wettelijke percentages. Voor bonnetterie gaat het bijvoorbeeld om een maximaal afwaarderingspercentage van 80% wanneer de textielwaren al twee jaar op voorraad zijn.

Registreren van onttrekkingen

Het kan ten slotte ook gebeuren dat je tijdens het boekjaar bepaalde goederen uit de voorraad haalt om ze privé te gebruiken. Als elektrohandelaar kan je bijvoorbeeld een laptop uit de voorraad halen voor het schoolwerk van je kinderen. Zo’n onttrekking is niet verboden, maar moet je natuurlijk wel correct verwerken. Een onttrekking moet je eigenlijk uit de administratie schrappen. Het mag niet meetellen als inkoopkosten en de afgetrokken btw ben je opnieuw verschuldigd, net zoals wanneer je de laptop in de winkel had gekocht.

Voorzie een koppeling met boekhoudsoftware

Je merkt dat wijzigingen in de voorraad toch gevolgen kunnen hebben voor de fiscale administratie. Daarom kan je goede voorraadbeheersoftware altijd koppelen met je boekhoudsoftware. Voorraadwijzigingen worden dan automatisch doorgegeven en gewaardeerd. Bij de boekhoudsoftware van Silvasoft gebeurt dat zelfs elke nacht. De voorwaarde is natuurlijk wel dat je alles netjes in je voorraadbeheersoftware registreert.

Klinkt dit voor jou ook interessant? Vergelijk voorraadbeheersoftware en kies voor software die je eenvoudig kan koppelen of waaraan je een extra module kan toevoegen.