Waarom leggen bedrijven voorraden aan?

Een leverancier van grondstoffen legt een voorraad grondstoffen aan. Een deel van die grondstoffen gaat naar een producent, die er een voorraad van aanlegt. Dezelfde producent legt bovendien ook een voorraad afgewerkte producten aan. Een deel van die voorraad vertrekt naar een groothandel, die er een voorraad van aanlegt. En een deel daarvan vertrekt naar een winkel, die er ook een voorraad van aanlegt. En in coronatijden legt de consument dan weer een voorraadje toiletpapier aan. Is dat niet ongelofelijk veel plaatsverlies? Moet dat echt? Ja.

Tijdsdruk als drijfveer voor voorraden

In de eerste plaats is er een tijdsmotief. Er gaat enige tijd verloren tussen het delven van grondstoffen en het leveren van een afgewerkt product. Een commercieel model ontwikkelen waarbij het hele proces wordt geactiveerd wanneer een winkel een bestelling plaatst, werkt niet. Een producent wil zeker zijn dat hij steeds kan produceren, een groothandel wil zeker zijn dat het bestellingen steeds tijdig kan leveren en een winkel wil zeker zijn dat de consument niet of niet lang hoeft te wachten op een product. En dat gaat natuurlijk enkel lukken als iedereen een voorraad aanlegt.

Ook de consument legt om deze reden een voorraad aan. Voor hem is het niet wenselijk om elke keer dat hij wil koken een kleine hoeveelheid kruiden in te gaan kopen. Dat zou tijdsverlies zijn. Met een pepervat voorkomt hij dat.

Wel worden er vaak pogingen gedaan om slim om te gaan met de tijdsdruk. Een voorbeeld daarvan is dropshipping. Daarbij wordt er pas een bestelling bij de leverancier geplaatst wanneer de verkoper een bestelling van een klant ontvangt. De leverancier verzendt het product dan meteen naar de klant, waardoor het er toch nog razendsnel is.

Onzekerheidsfactor uitschakelen

De commerciële wereld zit boordevol onzekerheden. Zo is het vooraf niet bekend hoe groot de vraag van de klant zal zijn. Er bestaan wel manieren om de marktvraag te voorspellen, maar 100% zekerheid biedt dat niet. Daarnaast is er ook onzekerheid over leveringstermijnen, kunnen machines defect raken, kunnen er kwaliteitsproblemen optreden, kan het personeel van een leverancier staken enzovoort.

Bij consumenten speelt de onzekerheidsfactor ook soms een rol. Tijdens de coronapandemie zorgde die onzekerheid er bijvoorbeeld voor dat consumenten voorraden toiletpapier of droge voeding aanlegden.

Ook hier worden er vaak pogingen ondernomen om onzekerheidsfactoren te beperken. Zo kunnen er onder andere contractuele boetes worden opgelegd aan leveranciers die niet tijdig leveren. Hierdoor nemen de risico’s af en kan een beperktere voorraad volstaan. Dat is belangrijk want voorraden brengen altijd voorraadkosten met zich mee.

Economische factoren

Ten slotte spelen ook economische factoren een rol. Bij producten waarvan de prijs seizoensgevoelig is, worden er grotere voorraden aangelegd wanneer de prijs op een dieptepunt is. Ook wanneer er prijsstijgingen worden verwacht, kan men kiezen voor een grotere voorraad. Daarnaast zijn er altijd kosten verbonden aan bestellingen en is het bestellen van grotere hoeveelheden vrijwel altijd voordeliger. Dan kan het aanleggen van een voorraad een goede keuze zijn. Ten slotte is het aanleggen van voorraden soms interessant vanuit beleggingsperspectief. Een onderneming kan bijvoorbeeld een goudvoorraad aanleggen omdat het verwacht dat de goudprijzen zullen stijgen.

Ook hier doen consumenten net hetzelfde. Bij een 2+1 gratisactie kopen ze bijvoorbeeld meteen drie tubes tandpasta in, terwijl ze daar nochtans wel even zoet mee zijn.

Voorraden aanleggen is heel belangrijk

Laat het duidelijk zijn dat er verschillende redenen zijn waarom het aanleggen van voorraden zo interessant is. Toch is het vaak geen zwart-witverhaal. Een grotere orderhoeveelheid kan in voordeligere bestelvoorwaarden resulteren, maar een voorraad brengt ook kosten met zich mee. En het is gewoon niet altijd opportuun. Zo zal een consument niet al te snel drie barbecues inkopen omdat hij alvast anticipeert op latere defecten.

Daarom moeten er altijd een aantal afwegingen worden gemaakt. Goede voorraadbeheersoftware is een belangrijk hulpinstrument.