Wat is de servicegraad en hoe beïnvloedt het de voorraden?

Het is niet wenselijk om aan 100% van de vraag tegemoet te komen omdat de voorraadkosten zo onevenredig hoog zouden oplopen. Anderzijds brengen nee-verkopen ook nadelen met zich mee, bijvoorbeeld omdat klanten vervolgens overstappen naar de concurrentie. De mate waarin we aan de vraag voldoen noemen we de servicegraad. De optimale servicegraad zal bepalen hoeveel voorraad we inslaan.

Betekenis van de servicegraad

De servicegraad is de mate waarin een onderneming gedurende een bepaalde periode aan de vraag van afnemers kan voldoen. Bij een servicegraad van 100% zal een onderneming aan de volledige vraag kunnen voldoen en nooit een nee moeten verkopen. In de praktijk onderscheiden we twee soorten servicegraden:

• Interne servicegraad: de mate waarin een onderneming intern aan de vraag voldoet, bijvoorbeeld tussen twee magazijnen of tussen de productieafdeling en het magazijn
• Externe servicegraad: de mate waarin een onderneming extern aan de vraag voldoet, bijvoorbeeld de vraag van klanten naar een product

Bepalen van de optimale servicegraad

De servicegraad houdt rechtstreeks verband met de aangelegde veiligheidsvoorraad. Bij een grote veiligheidsvoorraad neemt de kans op een nee-verkoop af, maar anderzijds brengt zo’n grote veiligheidsvoorraad ook andere voorraadkosten en risico’s met zich mee. In de praktijk is het bereiken van een servicegraad van 100% niet mogelijk en ook niet wenselijk. De andere voorraadkosten zouden dan te hoog oplopen. De optimale servicegraad vinden we op het punt waarop de som van de kosten van de nee-verkoop, de bestelkosten en de voorraadkosten het laagst is.

Bestel- en voorraadkosten

Het gaat hier om diverse kostenposten die verband houden met een aangelegde voorraad. Onder bestelkosten vallen zowel interne bestelkosten (bv. kosten om een machine leeg te draaien) en externe bestelkosten (bv. bezorgkosten) als de vier R’en (rentekosten, ruimtekosten, risicokosten en registratiekosten). In onze eerdere blog vind je een uitgebreide uiteenzetting over deze kostensoorten bij voorraden.

Kosten van een nee-verkoop

Deze kosten worden ook wel eens de afwezigheidskost genoemd. Deze kosten zijn veel moeilijker vast te stellen en kunnen uit diverse andere kostenposten bestaan, zoals de gederfde winst, de kosten van nalevering, verlies van goodwill, kosten van de klantendienst die klachten moet afhandelen, enzovoort. Het is in de praktijk niet eenvoudig om de kosten van een nee-verkoop helemaal accuraat te berekenen. Het enige wat eigenlijk wel mogelijk is, is om op basis van historische gegevens en servicegraden de kosten van een nee-verkoop zo accuraat mogelijk te schatten.

Optimale servicegraad

Wanneer we de evolutie van deze kosten uittekenen, zien we dat naarmate de servicegraad stijgt, de kosten van de nee-verkoop afnemen en de bestel- en voorraadkosten toenemen. Een lage servicegraad zorgt voor torenhoge kosten van de nee-verkoop, terwijl een hoge servicegraad gepaard gaat met hoge bestel- en voorraadkosten. De optimale servicegraad vinden we op het punt waarop de som van deze twee kostengroepen het laagst is. Bekijk bijvoorbeeld even onderstaand voorbeeld.

In dit voorbeeld zie je al meteen waar de ideale servicegraad ongeveer ligt, namelijk tussen 90 en 93%. Een hogere servicegraad nastreven is hier nutteloos, terwijl een lagere servicegraad geen goed idee is. Deze onderneming moet erover waken dat:

• Niet meer dan 10% van alle bestellingen in een nee resulteert door voortdurend aanvragen op te volgen en bij een stijgende vraag ook meer voorraad te voorzien
• Niet minder dan 7% van alle bestellingen in een nee resulteert, bijvoorbeeld door tijdelijk een productiestop in te lassen of meer tijd te laten tussen bestellingen