Wat is een ijzeren voorraad?

In het kader van voorraadbeheer spreekt men al eens van een ijzeren voorraad of een veiligheidsvoorraad. Het aanhouden van zo’n ijzeren voorraad is heel belangrijk en omdat alle ondernemingen het doen, kan het zelfs een heus opslingereffect veroorzaken. We leggen uit wat een ijzeren voorraad is en waarom het wordt aangelegd.

Betekenis van een ijzeren voorraad

De term ijzeren voorraad is ontleend aan het Duitse militaire wezen, waar de soldaat te velde altijd moest kunnen beschikken over “die eiserne Portion” (E-Portion) of een noodrantsoen om een slag uit te kunnen zitten. De Nationale Volksarmee legde rantsoenen aan waarmee men de soldaten kon blijven voederen wanneer de normale voedselvoorziening werd aangetast, bijvoorbeeld omdat de toevoerlijnen werden afgesneden.

Het principe van een ijzeren voorraad is voor bedrijven net hetzelfde. Net zoals de soldaat niet zomaar van zijn noodrantsoen mag snoepen wanneer hij een hongertje heeft, mag een bedrijf niet zomaar over zijn ijzeren voorraad beschikken. Het mag de ijzeren voorraad enkel aanspreken in abnormale situaties, bijvoorbeeld wanneer de voorraadtoevoer in het gedrang komt door een staking bij een leverancier.

Daarnaast is de ijzeren voorraad voor zowel bedrijven als de soldaat heilig. Het is niet iets wat je aanlegt wanneer het even goed gaat of dat je opgebruikt wanneer het even minder gaat, maar het vormt de kern van het bestaan van het bedrijf. Net zoals de soldaat niet te velde trekt zonder zijn ijzeren voorraad, een voorraad die zelfs in oorlogstijd wordt aangelegd, zal ook een bedrijf eerst een ijzeren voorraad aanleggen alvorens het andere investeringen doet.

Bij goederen die bederven wordt er in de praktijk natuurlijk wel uit de ijzeren voorraad geput, maar dan wordt diezelfde ijzeren voorraad ook meteen weer aangevuld. Hierdoor zou een bedrijf, in goede tijden, altijd eenzelfde ijzeren voorraad moeten hebben. Dit zie je bijvoorbeeld ook bij overheden die ijzeren voorraden aanhouden, zoals noodrantsoenen met mondkapjes en andere medische benodigdheden: zij zullen dergelijke rantsoenen nooit opgebruiken of vernietigen zonder eerst een nieuwe voorraad in te slaan.

IJzeren voorraad berekenen

Bij het berekenen van de ideale ijzeren voorraad moet men heel nauwgezet zijn. Een te kleine ijzeren voorraad is problematisch, terwijl een te grote ijzeren voorraad in nodeloze kosten resulteert. Bij het bepalen van de ideale ijzeren voorraad moet men in ieder geval rekening houden met factoren als de bestelkosten, de productiecapaciteit, het verwachte verbruik, de houdbaarheid van de goederen enzovoort.

Betekenis van het ijzeren voorraadstelsel

Vroeger was het houden van een ijzeren voorraad voor veel bedrijven een regel. Het zorgde zelfs voor een eigen voorraadwaarderingsmethode dat tot op heden nog steeds bestaat, naast bijvoorbeeld het FIFO- en het LIFO-stelsel.

De voorwaarde voor deze waarderingsmethode is wel dat de voorraad ook effectief gelijkwaardig of soortgelijk is. Dit moet bekeken worden in het kader van de aard, de kwaliteit en de prijs op de inkoopmarkt. In zo’n geval mag de voorraad, conform het zogenaamde ijzeren voorraadstelsel, worden gewaardeerd aan het prijspeil in het begin van het jaar waarin het ijzeren voorraadstelsel werd ingevoerd. Later, wanneer er op de balansdatum meer of minder op voorraad is, kunnen deze manco’s of overschotten worden verrekend. Ze worden dan gewaardeerd tegen de prijs op de inkoopmarkt of de tegen de kostprijs. Het is een complexe voorraadwaarderingsmethode die steeds minder vaak wordt toegepast.