Wat is een Transport Management Systeem (TMS)?

Het beheren van voorraden en het verplaatsen van voorraden gaat hand in hand met informatieverwerking en IT. Zeker als het om grote aantallen gaat, zijn IT-tools onmisbaar. Het is net door de schaalvergroting dat het beheren en verplaatsen van voorraden vandaag de dag niet langer zonder software kan. Het is een van de redenen waarom voorraadbeheersoftware vaak met andere softwarepakketten kan worden gekoppeld. Een voorbeeld daarvan: het Transport Management Systeem (TMS).

Wat is een TMS (Transport Management Systeem)?

Een TMS of een Transport Management Systeem is een computerprogramma dat is ontwikkeld om transportopdrachten te registreren en te verwerken. Het wordt onder andere gebruikt in het kader van de operationele transportplanning. Het staat ook een ritten- en urenadministratie toe, net als het beheren van het wagenpark en de mogelijkheid tot managementrapportages en rapportering. De exacte mogelijkheden verschillen uiteraard per pakket en softwareleverancier.

Een TMS werkt veelal samen met boordcomputers en gps-apparaten. Hierdoor kan het TMS-systeem live informatie vergaren en aanbieden. Veelal wordt een TMS met andere software geïntegreerd, bijvoorbeeld met de voorraadbeheersoftware of met de software voor ritplanningen.

Grote verschillen tussen TMS-systemen

Het is in de praktijk niet altijd even eenvoudig om af te bakenen wat de mogelijkheden van TMS-software zijn. Het kent namelijk talloze verschijningsvormen, afhankelijk van de behoeften. Er zijn natuurlijk niet alleen standaardpakketten, maar ook maatwerkpakketten. En naast de stand-aloneoplossingen zijn er ook modules die aan de zogeheten ERP-systemen zijn toe te voegen. Dat laatste is niet onbelangrijk, want de meeste bedrijven werken ook met een ERP-systeem dat de ruggengraat vormt van de informatiehuishouding. Dit ERP-pakket zal zowel het TMS-systeem als het WMS-systeem aansturen.

Terwijl het ERP-pakket onder andere verantwoordelijk is voor voorraadbeheer, het verwerken van stamgegevens en financiële afhandelingen, worden transportgerelateerde activiteiten aan het TMS-systeem overgelaten. Het TMS-systeem ontvangt dan de vervoeropdrachten van het ERP-pakket en neemt het over eenmaal de goederen vertrekken.

Proof of delivery en track & trace

Het TMS-systeem kan daarbij ook weer andere tools aansturen, zoals bijvoorbeeld handterminals voor POD-doeleinden (proof of delivery). Dit levert een bewijs dat de goederen zijn afgeleverd. Dit bewijs wordt geleverd met behulp van een datum- en tijdstempel in combinatie met een handtekening. De ontvanger kan ook aantekeningen maken, bijvoorbeeld over zichtbare schade. Het vormt een juridisch sluitend bewijs en het helpt veel problemen te voorkomen. Het wordt vaak gebruikt in combinatie met Track & Trace-mogelijkheden, waarbij het doorlopend mogelijk is om de zending te volgen. Daarin kan bijvoorbeeld ook worden geregistreerd dat er niemand aanwezig was op het afgiftepunt. Dit helpt discussies omtrent het respecteren van de afgesproken doorlooptijden te voorkomen.

Betrouwbare managementinformatie voor betere beslissingen

Een TMS-systeem biedt ten slotte ook heel wat betrouwbare informatie die heel nuttig kan zijn voor managers. Het kan bijvoorbeeld informeren over de afleverbetrouwbaarheid, over de bezettingsgraden, over de beladingsgraden, over de kosten per kilometer en dergelijke meer. Dit kan indien nodig worden gefilterd op basis van het type lastdrager, de transportmodaliteiten, de afleverzone of de periode van het jaar.