Welke inkoopstrategieën kan je hanteren?

Het beheren van voorraden heeft niet alleen te maken met het omgaan met de aanwezige voorraad of het regelen van de uitstroom, maar ook met de instroom. Het tijdig inkopen van voorraden is uiteraard belangrijk om de continuïteit te garanderen, terwijl er vaak ook financiële afwegingen te maken zijn. Zo kan meer inkopen bijvoorbeeld in lagere stukprijzen resulteren, maar lopen de voorraadkosten daardoor misschien wel op. Ondernemingen moeten vaak het perfecte evenwicht vinden en kunnen daarbij verschillende inkoopstrategieën hanteren. In de praktijk is het vaak ook een stuk ingewikkelder omdat sterke leveranciers allerhande afnamevoorwaarden opleggen. We onderscheiden dan ook vier inkoopstrategieën.

Bepalende factoren bij het vastleggen van inkoopstrategieën

Bij het opstellen van een inkoopstrategie moet een onderneming met verschillende factoren rekening houden.

In de eerste plaats speelt het product zelf een belangrijke rol. Standaardproducten kan je bij diverse leveranciers verkrijgen. Het gaat dan bijvoorbeeld om printpapier. Aangepaste of specifieke producten vereisen vaak wat meer overleg. Bij aangepaste producten gaat het bijvoorbeeld om houten platen die op maat moeten worden versneden. Terwijl het bij specifieke producten echt om maatwerk gaat dat eigen unieke specificaties heeft. Denk bijvoorbeeld aan metalen rollen met een gewenste dikte, samenstelling enzovoort.

Daarnaast speelt de situatie op de inkoopmarkt een rol. Wanneer er weinig aanbieders zijn of de capaciteit laag is, moet je tijdig bestellingen plaatsen en is het zeker te verantwoorden om een grotere stock aan te leggen. Als het aanbod groot is, ook wel eens een kopersmarkt genoemd, heb je veel vrijheid en kan je zelf eenvoudig voorwaarden opleggen. Hier zijn JIT-leveringen bijvoorbeeld eenvoudiger mogelijk. Daartussen heb je natuurlijk ook de evenwichtsmarkt waarbij vraag en aanbod min of meer aan elkaar gewaagd zijn.

In bovenstaande matrix merk je wanneer welke strategie effectief kan zijn. Merk vooral op dat afstemmen vaak de beste optie is, terwijl macht uitoefenen vooral effectief is in een kopersmarkt met standaardproducten. Enkel wanneer een afnemer zo sterk en groot is, kan het ook in een evenwichtsmarkt of bij aangepaste producten macht uitoefenen. Bij de afstemmingsstrategie en de samenwerkingsstrategie geldt hetzelfde: ook hier zijn de afwijkingen er vooral in functie van de marktpositie van afnemer en leverancier. In de praktijk zal er echter vaak sprake zijn van een combinatie tussen samenwerken en afstemmen of tussen macht uitoefenen en afstemmen.

De vier Kraljic-benaderingswijzen

Op basis van bovenstaande afwegingen stelt Kraljic dat we de inkoopfunctie op vier manieren kunnen benaderen. Het is perfect mogelijk dat een onderneming alle vier deze strategieën aanwendt.

Tactische inkoopstrategie

Hier gaat het om standaardproducten die opbrengstverhogend werken en waarbij er ruimschoots voldoende alternatieve leveranciers zijn. Hier kan gezocht worden naar de goedkoopste leverancier, bijvoorbeeld via een aanbesteding. Deze ene leverancier krijgt dan bij voorkeur de volledige bestelling.

Strategische inkoopstrategie

Deze producten hebben een strategische waarde en hebben een hoog winst- of leveringsrisico. De inkoopmarkt is bovendien heel complex, waarbij er vaak maar één leverancier is uit een potentieel instabiel land. Hier is de prijs niet doorslaggevend maar is het noodzakelijk om alles in het werk te stellen om continuïteit te garanderen, bijvoorbeeld door te investeren in alternatieve toevoerroutes en een goede samenwerking.

Operationele inkoopstrategie

Deze goederen leveren weinig inkoopproblemen op en hebben een geringe waarde. Je hebt meestal de keuze uit verschillende leveranciers. Hier is de prijs vaak niet doorslaggevend maar spelen andere factoren een rol, zoals de mogelijkheid tot JIT-leveringen of auto-orders. Eventueel worden de orders bij verschillende leveranciers geplaatst.

Tactische inkoopmarketing

Deze producten hebben een relatief lage waarde, maar een hoog leveringsrisico. De processen zijn vaak moeilijk beheersbaar. Hier kiezen we niet voor de goedkoopste leveranciers maar verdelen we de bestellingen bij verschillende leveranciers om problemen op te kunnen vangen.