Voorraadbeheer en de jaarwisseling: optimaal voorbereid op piekmomenten

De jaarwisseling is voor veel bedrijven een tijd van drukte. De vraag naar producten piekt en tegelijkertijd hebben leveranciers en bezorgers het moeilijk om alles op tijd geleverd te krijgen. Als voorraadbeheerder speel je een cruciale rol in het succesvol managen van deze drukke periode. De uitdaging ligt in het voorkomen van zowel onderstock (te weinig voorraad) als overstock (te veel voorraad), wat alle twee kan leiden tot financiële verliezen. In dit artikel bespreken we hoe je je als voorraadbeheerder optimaal kunt voorbereiden op deze piekvraag.

Analyseer historische verkoopgegevens

Begin met het analyseren van verkoopgegevens uit de voorgaande jaren. Identificeer patronen en trends die van toepassing zijn rond de jaarwisseling. Welke producten hadden een piekvraag? Zijn er bepaalde dagen waarop de vraag aanzienlijk steeg? En bij welke producten was er sprake van over- en onderstock? Deze historische informatie kan enorm waardevol zijn om het bestelgedrag te bepalen. Houd uiteraard ook rekening met andere factoren bij het bepalen van toekomstige voorraadbehoeften. Niet elk jaar is hetzelfde en producten die het vorig jaar echt goed deden, scoren dit jaar misschien minder goed.

Voorspellen en plannen

Gebruik de verzamelde historische data om accurate voorspellingen te doen voor de komende periode. En weet: dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan, tenzij je goede voorraadbeheersoftware gebruikt. Tools voor voorraadbeheer met forecasting-functionaliteiten kunnen hierbij enorm helpen. Zorg ervoor dat je niet alleen rekening houdt met de verkoopgegevens, maar ook met externe factoren, zoals de huidige markttrends en de economische omstandigheden.

Wees flexibel

Flexibiliteit is tijdens piekperiodes altijd enorm belangrijk. Zelfs met goede voorspellingen kom je altijd wel voor verrassingen te staan. Wees daarom beschikbaar tijdens de piekperiodes, zorg voor een goede bezetting en maak werk van een systeem waarin je snel kunt schakelen tussen verschillende leveranciers. Op deze manier kun je de voorraadniveaus dynamisch aanpassen. Overweeg ook dropshipping voor bepaalde producten, ideaal om de druk op je eigen magazijn te verlichten.

Communicatie met leveranciers

Een goede relatie met je leveranciers is van groot belang. Informeer hen tijdig over verwachte piekmomenten en bespreek de mogelijkheden voor snellere leveringen of extra voorraad tijdens deze periodes. Zorg ook voor een back-upplan voor het geval een leverancier toch niet kan leveren.

Optimaliseer interne opslag en logistiek

Zorg ervoor dat je magazijn efficiënt is ingericht voor deze piekperiode. Dit betekent dat populaire producten gemakkelijk toegankelijk zijn en dat er voldoende ruimte is voor extra voorraad. Denk ook na over het optimaliseren van de logistieke processen, zoals het verpakken en verzenden van orders. Als het je niet lukt om bepaalde producten op tijd te leveren, is het belangrijk om hier vooraf over te communiceren. Zo staan je klanten niet voor onaangename verrassingen.

Train je team

Zorg ervoor dat je team goed getraind is en voorbereid is op de piekperiode. Dit omvat niet alleen training in het gebruik van voorraadbeheersoftware, maar ook in het efficiënt verwerken van orders en in het omgaan met stressvolle situaties. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om voldoende personeel beschikbaar te hebben. Dit is niet het moment voor veel verlofaanvragen …

Evalueer en leer

Na de piekperiode is het belangrijk om te beoordelen hoe alles is verlopen. Wat ging goed en wat kan beter? Gebruik deze inzichten om je voorbereidingen voor de volgende piekperiode te verbeteren. Bewaar alle gegevens, want volgend jaar zul je opnieuw vertrekken van de historische informatie om nog betere voorspellingen te doen!