Voorraadbeheer in disrupterende tijden: afwegingen om te maken

De coronapandemie ontregelt bedrijven en toevoerstromen, in Egypte strandt een containerschip en blokkeert het Suezkanaal en Rusland valt een buurland binnen en krijgt zware sancties opgelegd. De afgelopen jaren kregen we disruptie op disruptie op disruptie. Of het nu gaat om zonnepanelen, PlayStations, brood of thuisaccu’s: overal merken we dat de supply chains danig zijn verstoord.

Lange levertijden vergen goede prognoses

Een van de kenmerken van de nieuwe realiteit is dat levertijden enorm oplopen. Vroeger was er bijna een voortdurende toevoer van producten, ongeacht of die nu afkomstig waren uit België, Polen, China of Australië. Tegenwoordig zijn de VOC-levertijden het nieuwe normaal. Vroeger deed een Oost-Indiëvaarder er al gauw een half jaar over om zijn lading in Nederland af te leveren en ook nu is het niet uitgesloten dat het zes maanden duurt voordat een bestelling bij een Chinese leverancier in Nederland aankomt.

Voor voorraadbeheerders is het daarom heel belangrijk dat ze tijdig bestellingen plaatsen. En dat wil zeggen dat ze goede prognoses moeten maken. Door de vraag correct te voorspellen, is het mogelijk om tijdig bestellingen te plaatsen en de producten tijdig voorradig te hebben. Het voorspellen van de vraag is wel enorm complex. Daarbij ga je niet alleen uit van gemiddelden, van de historische vraag en van markttrends, maar ook van risico’s. Goede voorraadbeheersoftware helpt bij het maken van dergelijke prognoses.

Leveranciers herschikken

Tegelijkertijd moeten bedrijven eens goed nadenken met welke landen ze zaken willen blijven doen. Vroeger lag de focus vaak op goedkoop, maar de praktijk heeft aangetoond dat dat niet altijd een goede keuze is. Toen we in zee gingen met landen als Rusland en China wisten we dat daar ook risico’s aan kleefden. Veel bedrijven namen die er gewoon bij, maar komen nu bedrogen uit. We zijn wat dat betreft ook gewoon te veel risico’s beginnen te nemen. De folder voor volgende week werd al gedrukt, terwijl het containerschip met de goederen nog door het Suezkanaal moest varen. We zijn beginnen te rekenen op zaken waar we niet op hadden mogen rekenen. Bedrijven gaan nu op zoek naar andere oplossingen en naar andere leveranciers, vaak dichter bij de deur.

De stabiliteit van EU-landen blijkt het momenteel te winnen van de financiële voordelen die verre landen bieden. Het is een algemene trend dat de maakindustrie terugkeert naar Europa. Ook hier geldt echter dat er rekening moet worden gehouden met risico’s. Ook bijvoorbeeld de Brexit en het stopzetten van de P&O Ferries-veerdiensten hebben veel bedrijven getroffen.

Management draagt de eindverantwoordelijkheid

Op het einde van de rit zal het management de knopen moeten doorhakken. Ze kunnen doorgaan met de jacht op de laagste inkoopprijzen en daarbij de onzekerheden en de risico’s voor lief nemen of ze kunnen wat meer betalen voor een hogere leverbetrouwbaarheid. Die afweging zal per productcategorie of zelfs per product moeten worden gemaakt. Niet bij elk product is het verschil op het gebied van leverbetrouwbaarheid even groot. Niet bij elk product zijn de prijsverschillen even groot. En niet bij elk product vindt de klant snelle leveringen belangrijk. Meet de leverbetrouwbaarheid van bestaande leveranciers en maak de nodige berekeningen.