Welke kostensoorten zijn er verbonden aan voorraden?

In onze eerdere blogs hebben we het al veelvuldig gehad over het belang van het aanleggen van een voorraad en hebben we al voorzichtig het concept van voorraadkosten aangehaald. Dergelijke voorraadkosten zijn niet onbelangrijk omdat het een belangrijk tegenargument is voor het aanleggen van een voorraad. Bij het zoeken naar een ideale voorraadgrootte is het dan ook altijd een kwestie van het afwegen van de noodzaak, de voordelen en de voorraadkosten. Hieronder focussen we op de verschillende soorten kosten die bij voorraadbeheer komen kijken. We kunnen ze in drie grote groepen onderverdelen.

Bestelkosten

De bestelkosten worden ook wel eens de orderkosten genoemd. Het gaat om de kosten die worden gemaakt bij het plaatsen van orders. Dergelijke orders kunnen zowel intern (bv. productieafdeling) als extern (leveranciers) worden geplaatst. We spreken hier van interne bestelkosten (ook wel eens omstel- of set-up-kosten genoemd) en externe bestelkosten. Het gaat telkens om vaste kosten die opnieuw terugkomen, ongeacht de grootte van de order. Het is met andere woorden financieel interessanter om grotere bestellingen te plaatsen.

In principe nemen we aan dat deze interne bestelkosten en externe bestelkosten steeds identiek zijn. Dat is ook wat software altijd doet. Vaak wordt daarbij wel rekening gehouden met verschillen tussen bepaalde producten of productgroepen. In de praktijk is dit natuurlijk niet helemaal juist, bijvoorbeeld omdat er voor grotere orders iets meer monsters worden genomen. De betere software kan daarmee rekening houden, maar over het algemeen zijn deze kleine verschillen verwaarloosbaar en zullen ze de ordergrootte niet beïnvloeden.

Voorraadkosten

Over de voorraadkosten hebben we het eerder al gehad. De voorraadkosten zijn de kosten waarmee we te maken krijgen als we een voorraad aanhouden. Ze worden over het algemeen aangeduid door middel van de vier R’en:

• Rentekosten: het in de voorraad geïnvesteerde vermogen brengt niks op zolang het in de voorraad zit. Hierdoor wordt minimaal de marktrente op dat vermogen als kost beschouwd, maar er kan ook rekening worden gehouden met een opportuniteitsrente.
• Ruimte: hoe groter de voorraad is, hoe meer ruimte er in beslag wordt genomen. Het gaat dan om kosten van afschrijving van gebouwen, onderhoud, bewakingskosten enzovoort. Een aantal van deze kosten zijn vast en een aantal zijn variabel, terwijl de ruimtekosten ook van product tot product verschillen. Vaak hanteert men hier een bedrag per m³.
• Risicokosten: kosten door het risico dat bepaalde goederen niet meer kunnen worden verkocht, bijvoorbeeld omdat ze technisch voorbijgestreefd zijn of omdat ze bedorven zijn. Hiertoe behoren ook verzekeringspremies die daarmee verband houden (bv. brandverzekering voor voorraden). De exacte risicokosten verschillen van product tot product. Hoe groter de voorraad wordt in verhouding met de marktvraag, hoe groter ook het risico wordt. In de praktijk bedragen de risicokosten ongeveer 3,5 tot 35% van de inkoopwaarde.
• Registratiekosten: kosten die verbonden zijn aan het registreren en inventariseren van de voorraad, bijvoorbeeld voor de boekhouding.

Afwezigheidskosten

Naast de bestelkosten en de voorraadkosten moet je ook rekening houden met de zogenaamde afwezigheidskosten of de kosten van een nee-verkoop. Het gaat dan om kosten ten gevolge van een onvoldoende voorraad waardoor aan de vraag niet kan worden voldaan. Hierdoor ontstaat er een gemiste kans en kan die klant naar een concurrent trekken of ontstaat er een aankoop van een ander product met een lagere winstmarge, een dure backorder enzovoort.

Hoewel het in feite gaat om kosten die betrekking hebben op de afwezigheid van een voorraad en niet op de aanwezigheid, worden ze toch tot de kosten van voorraden gerekend. Ze kunnen per slot van rekening worden toegewezen aan bepaalde bestelde stukken, denk maar aan een individueel besteld product met hoge bestelkosten (het zou een vertekend beeld geven om deze kosten dan aan de bestelkosten toe te wijzen) of aan een product in voorraad dat als vervangproduct dient (het zou niet correct zijn om bij dit product geen rekening te houden met de afwezigheidskosten).